Sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá kệ theo một cách khoa học là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ quan, cũng như tổ chức. Việc sắp xếp khoa học và trình tự giúp mang lại hiệu quả trong quá trình quản lý, tiết kiệm được thời gian và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.
Theo thời gian những hồ sơ, giấy tờ tài liệu phát sinh ngày càng nhiều, để bố trí, sắp xếp, hồ sơ tài liệu hợp lý và khoa học thì bạn có thể tham khảo một vài gợi ý sau đây, để nhằm tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể nhé.
3 cách sắp xếp tài liệu trên kệ hợp lý, khoa học nhất
Thứ nhất, lựa chọn kệ sắt để hồ sơ tài liệu phù hợp
Thông thường những doanh nghiệp hay văn phòng công ty, có kho lưu trữ sẽ chọn kệ sắt v lỗ hoặc kệ 102 để bảo quản nhằm đảm bảo tải trọng và thuận tiện trong quá trình sắp xếp tài liệu. Tùy theo kích thước và số lượng hồ sơ, cũng như giấy tờ tài liệu sổ sách cần lưu trữ, mà bạn có thể chọn kệ có kích thước nhỏ, vừa, lớn khác nhau, để đáp ứng theo nhu cầu cần sử dụng. Kệ có thiết kế ngăn tầng riêng biệt giúp tạo sự chuyên nghiệp, hiện đại trong quản lý hồ sơ. Đối với những hồ sơ nặng thì nhiều bạn có thể để ở tầng dưới cùng của kệ, để dễ dàng hơn cho việc tìm kiếm và lấy ra.
Thông thường những doanh nghiệp hay văn phòng công ty, có kho lưu trữ sẽ chọn kệ sắt v lỗ hoặc kệ 102 | vppthegia.com
Thay vì để hồ sơ tràn lan trên bàn, thì kệ sắt sẽ giúp lưu trữ được tối đa tài liệu. Mặt khác, giúp bảo quản giấy tờ và sổ sách được an toàn, tránh ẩm mốc, mối mọt, hư hỏng theo thời gian. Đồng thời giúp tiết kiệm diện tích cho văn phòng và kho dữ liệu.
Thứ 2, Sắp xếp các kệ sắt lưu trữ hợp lý
Thông thường các kho lưu trữ và văn phòng công ty sẽ dùng kệ sắt để hồ sơ tài liệu cố định. Do đó, trước khi tiến hành sắp xếp hồ sơ và tài liệu giấy tờ lên các tầng kệ, thì cần phải nghiên cứu bố trí sắp xếp các giá cố định đó ở những vị trí cho hợp lý nhất. Giữa các dãy kệ với nhau cần có khoảng cách vừa đủ, để thuận tiện cho việc di chuyển, khai thác, cũng như truy xuất tài liệu khi cần. Thông thường thì khoảng cách tiêu chuẩn giữa các kệ giá ít nhất là 0,5m. Để tiết kiệm diện tích văn phòng và kho lưu trữ, bạn cũng có thể xếp các dãy kệ song song với nhau, nối tiếp nhau hay xếp mặt lưng kệ sát vào nhau, để tối đa không gian lưu trữ.
Giữa các dãy kệ với nhau cần có khoảng cách vừa đủ, để thuận tiện cho việc di chuyển | vppthegia.com
Thứ 3, Lập danh sách và phân loại các tài liệu cần lưu trữ
Với khối lượng tài liệu và hồ sơ giấy tờ lớn, bắt buộc cần phải phân loại theo tên tài liệu, thời gian, chủ đề và số lượng - phân loại càng chi tiết càng tốt. Việc này sẽ giúp cho việc sắp xếp tài liệu trở nên dễ dàng và hợp lý hơn trong quá trình lưu trữ, cũng như truy xuất khi cần. Lên danh sách các loại tài liệu thường dùng hoặc loại lưu trữ dài hạn để có phương án sắp xếp chúng ở những vị trí phù hợp. Gợi ý cho bạn là nên để các mục tài liệu, có thời gian lưu trữ ngắn lên các dãy kệ trước, sau đó sắp xếp tài liệu có thời gian lưu trữ dài hạn, để ở sau hoặc tầng trên. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian trong quá trình tìm kiếm khi cần sử dụng tới.
Với khối lượng tài liệu và hồ sơ giấy tờ lớn, bắt buộc cần phải phân loại theo tên tài liệu, thời gian, chủ đề và số lượng | vppthegia.com
Địa chỉ cung cấp các sản phẩm văn phòng phẩm chất lượng - giá rẻ
Tự tin là một trong những cơ sở cung cấp sản phẩm văn phòng phẩm giá sỉ tốt nhất hiện nay, Thế Gia với hơn 12 năm kinh nghiệm trong ngành, đã không ngừng phát triển những sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng, xây dựng cho mình một khách hàng nhất định tại văn phẩm Bình Dương, được những khách hàng yêu thích gắn bó và dành nhiều lời khen ngợi về chất lượng sản phẩm.
Đến với văn phòng phẩm Thế Gia bạn sẽ được nhân viên tư vấn tận tình, giúp bạn giải đáp những thắc mắc đang vướng phải, đưa ra những giải pháp giúp bạn giải quyết vấn đề. Ngoài ra, Thế Gia còn cố gắng tối ưu chi phí sản xuất để đưa ra những mức giá phù hợp cho khách hàng của mình. Hãy liên hệ với văn phòng phẩm Thế Gia để được nhân viên tư vấn chi tiết về sản phẩm mà bạn mong muốn nhé.
